Profiter du confinement pour réorganiser son agenda par Cyril VERCHERE

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« Gouverner c’est prévoir, ne rien prévoir, c’est ne pas gouverner et courir à sa perte »

Cette citation, attribuée tantôt à Adolphe Tiers ou à Emile de Girardin, a en réalité été utilisée de nombreuses fois par des hommes politiques, mais aussi par des chefs d’entreprises. Qu’il s’agisse de gouverner un pays ou une entreprise, la capacité de prévoir est une des qualités qui pavent le chemin vers la réussite.

En cette période de confinement, le parallèle entre les chefs d’entreprises et les gouvernants est d’autant plus parlant. Ces derniers édictent et décrètent les règles qui vont durant le prochain mois rythmer nos vies quotidiennes et assurer, autant que faire se peut, le soutient de l’économie, tandis que les chefs d’entreprises vont eux tenter de gouverner le navire de leurs entreprises en ces temps de tempêtes, en essayant d’anticiper l’avenir.

Et c’est ici que l’« organisation » prend tout son sens. Etre organisé, c’est être maitre de son temps.
Nous, homos Sapiens, avons réussi à matérialiser le temps sous forme d’un agenda papier (et de plus en plus en ligne et partagé), afin de planifier les tâches que nous souhaitons réaliser dans un avenir proche. Et de pouvoir s’organiser, prévoir à l’avance.

Et donc, prévoir c’est gouverner ?
Oui. Poser des taches dans un agenda sur les prochains jours, semaine ou mois est un premier pas sur le chemin de la gouvernance du succès. Mais si c’était aussi simple, tout le monde y arriverait et vous ne seriez pas en train de me lire.

« Mais je suis satisfait de mon organisation, je prends les tâches les unes après les autres, je m’en sors très bien. Bon, c’est un peu à l’arrache de temps en temps, mais la plupart du temps, ça passe… »
Ce discours est certes rassurant, mais il cache en réalité une fuite en avant constante, qui à un moment, mènera inéluctablement à un trop plein. Et sans organisation, c’est le burn-out assuré.
Alors si vous le voulez bien, on reprend tout ceci calmement.

Organiser son agenda est déjà une tache à part entière, qu’il faut elle-même planifier dans son agenda.
Ça ressemble au scénario d’Inception ? On n’en est pas loin. Seulement dans ce scénario, celui que vous allez écrire, c’est vous qui le maitrisez. Voici donc la première étape : consacrer du temps à organiser son temps. Et quelle meilleure période que le confinement pour le faire ?

Je vais vous demander un petit exercice : essayez de considérer ce mois de confinement non plus comme une fatalité mais comme une opportunité. Le temps que nous consacrions à sortir et à voir nos amis se trouve réduit à néant. Utilisons ce néant pour être efficace, en le consacrant à réorganiser notre agenda et donc nos tâches.

Prendre du temps pour avoir du temps
La première tâche que vous allez faire c’est donc décider d’une plage horaire au cours de laquelle vous allez réorganiser votre agenda. Disons, demain matin, à 10 heures, pendant 1 heure ? Vous n’êtes pas du matin ? Il faut pouvoir s’y consacrer pleinement, planifiez donc 1 heure au cœur de l’après-midi, ou en soirée. Attention, aucune distraction n’est autorisée. Considérez ceci comme un « tête à tête » avec votre agenda.

Hiérarchiser pour mieux régner
Une fois devant votre agenda, il convient maintenant de savoir ce que l’on va y mettre. Et pourtant, les tâches sont bien là, empilées sans aucun ordre. C’est à vous maintenant de « prioriser » : définissez ce qui doit être fait dans l’heure, dans la journée, la semaine, le mois, selon le niveau d’urgence.
Attention, tout ne doit pas être mis en « Urgence, à traiter tout de suite ». Prenez chaque tâche, et assignez-lui un niveau d’urgence, qui correspond à « dans l’heure, la journée, la semaine, le mois », et inscrivez la dans votre agenda. Cette inscription doit avoir le même impact qu’un burin dans le marbre, elle ne doit être déplacée, replanifiée qu’en cas d’extrême urgence. Ainsi, une fois toutes les tâches réparties dans votre agenda, vous serez nettement plus serein. Essayez, je vous l’assure, ça
marche.


Planifier c’est prévoir
Une dernière chose, veillez à ne pas complètement remplir votre agenda, prévoyez des plages horaires pour les imprévus (qui ne manqueront pas d’arriver), pour pouvoir les traiter en cas « d’urgence plus urgente ».

Voilà, vous voilà maitre(sse) de votre agenda, les tâches que vous connaissez sont planifiées, et il reste de la place pour celles qui vont arriver et qui ne vous surprendront pas, car vous aurez prévu de la place pour les planifier et les traiter.

Maintenant, vous savez planifier, prévoir, donc gouverner !


Cyril VERCHERE
Expert-Comptable Viseeon

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