Partir en vacances sereinement : 15 conseils avant de partir du bureau, par Patrick Cattin

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Vacances
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Les vacances doivent être un moment de repos et une pause bien nécessaire pour se ressourcer.

Afin de partir l’esprit libre et pouvoir vraiment en profiter pleinement il est important de bien préparer son départ du bureau.  

Voici quelques conseils afin de pouvoir partir sereinement et l’esprit libre en vacances : 

  1. Ne planifiez aucun (ou un minimum) de rendez-vous, ni de lunch, votre dernier jour avant de partir
    • A) Mettez « vacances » dans votre agenda toute la journée (ainsi personne ne viendra vous mettre un rendez-vous de dernière minute)
    • B) Il faut que vous soyez libre de pouvoir finaliser tout ce qu’il y a à faire sans se créer de nouveaux engagements de dernières minutes. 
  1. Notez « vacances » sur votre calendrier de bureau pour toute la durée de votre absence
    • A) Cette information dans votre calendrier informera beaucoup de gens de votre absence
  1. Définissez une réponse automatique « absence du bureau » sur votre courrier électronique.
    • A) Indiquez la durée de votre absence (avec les dates) 
    • B) Indiquez éventuellement si vous consulterez vos emails ou non. 
      Par exemple : « Je ne consulterai pas ma boîte email durant mon absence » / « Je n’aurai aucun accès à mes emails »
    • C) Indiquez le nom, le numéro de téléphone et l’adresse électronique d’un autre point de contact pour ceux qui ont besoin d’une aide immédiate et/ou urgente.
      Par ex « En cas d’urgence merci de vous adresser à yyy@xx ou au numéro de téléphone xx ».
  1. Activez votre message d’absence un jour ou au minimum une demi-journée avant de partir 
    • A) Cela vous évitera de devoir réagir ou traiter des emails urgents de dernière minute. 
    • B) Programmez son activation également un jour après votre retour. Cela vous laissera le temps de reprendre vos activités sans stress. 
  1. Organisez votre téléphone professionnel et/ou votre messagerie vocale, soit :
    • A) Déviez votre téléphone vers la réception ou vers un collègue ou 
    • B) Modifiez le message vocal de votre messagerie professionnel en mentionnant la date de votre retour et les personnes à contacter.  
    • C) Modifiez le message vocal de votre téléphone privé, si vos clients ou collègues connaissent votre no de portable privé.
    • D) Créez un rappel dans votre agenda pour modifier votre message d’accueil à votre retour.
  1. Clarifiez qui sera votre remplaçant pour quelle activité et quelle responsabilité. 
    • A) Prenez du temps avec chaque personne concernée pour discuter les tâches qui pourraient survenir et expliquer comment agir 
  2. Contactez vos clients principaux 1-2 semaines avant votre départ. 
    • A) En les prévenant à l’avance, vous faites preuve de professionnalisme. Vous pouvez ainsi régler quelques éléments si nécessaire et vous évitez qu’ils n’aient pas à vous déranger pendant vos vacances.
  3. Priorisez 1-2 semaines avant votre départ ce que vous souhaitez ou devez faire avant de partir, et ce qui attendra votre retour. 
    • A) Reconnaissez dès le début que vous ne pourrez pas tout faire, définissez avec des objectifs clairs ce que vous voulez finir avant vos vacances et ce que vous terminerez à votre retour.
  4. Analysez votre calendrier en détail pour les 3-5 prochaines semaines, afin de :
    • A) De vérifier s’il n’y a pas de rendez-vous à anticiper, ou d’échéances importantes durant vos vacances 
    • B) D’anticiper des éléments planifiés au retour de vos vacances sur lesquels vos collègues pourraient avoir besoin de vous. Ceci évitera qu’ils vous contactent durant vos vacances pour ceci. 
  5. Avertissez tous vos collègues clés/votre responsable quelques jours, idéalement plus d’une semaine, avant votre départ 
    • A) Par un email ou par un téléphone – mentionnez la date de votre départ et retour
  1. Clarifiez avant de partir les éventuelles règles de communication durant votre absence :
    • A) Les éléments sur lesquels vous voulez absolument être informé ou sur ce sur quoi vos équipes/collègues sont autonomes. 
    • B) Serez-vous joignable par email, sms, what’s app ? 
    • C) Annoncez-le à vos collègues clés si vous ne consultez pas vos emails en vacances (conseillé !) pour éviter tout malentendu. 
    • D) Si vous souhaitez être informé de quelques informations sur base régulière (tous les 2-3 jours) : définissez le processus. Evitez la boîte email, qui pourrait vous emporter sur d’autres emails.
  1. Le cas échéant, mettez à jour la sauvegarde de vos données et stockez les dans un endroit sûr. 
  1. Faites de l’ordre sur votre bureau avant de partir.
    • A) Cela évitera d’oublier une note ou quelque chose d’important et vous pourrez partir l’esprit léger.
    • B) C’est un vrai bonheur de revenir de vacances dans un environnement ordré.
  1. Videz votre boîte email à zéro 
    • A) Afin d’être à jour et sûr de ne pas avoir laissé une réponse attendue en attente.
  1. Si vous prévoyez de travailler durant votre absence :
    • A) N’oubliez pas d’emporter tous les documents et ressources nécessaires dont vous pourriez avoir besoin et vérifiez la configuration de vos accès à distance.
    • B) Vérifiez vos mots de passe clés et assurez-vous de les connaître ou de les prendre avec vous.

Durant les vacances (si vous devez absolument travailler): 

Il est vraiment recommandé de débrancher complétement, mais selon votre situation cela n’est peut-être pas réaliste.  Si vous ne pouvez vraiment pas le faire, voici quelques points importants à suivre :

  1. Travaillez le matin et/ou le soir, accordez-vous un certain temps limité pour ceci. 
    • A) Limitez ce temps à 15-30 minutes max. par exemple. 
    • B) Déconnectez le reste de la journée et mettez votre téléphone/ordinateur de côté 

Si vous voulez utiliser votre téléphone pour prendre des photos, mettez-le en mode avion ou en mode « Ne pas déranger » pour ne pas être distrait par les notifications. 

  1. Essayez de ne pas travailler tous les jours. Par exemple tous les 2 ou 3 jours uniquement.

Au retour des vacances : 

  1. Mettez dans votre calendrier « vacances » ou « administration », toute la journée de votre retour 
  • A) Cette journée sera libre pour prendre connaissance de vos emails et reprendre tranquillement, limitez les rendez-vous.
  • B) Personne ne viendra vous ajouter de rendez-vous le jour de votre reprise. 

BONNES VACANCES ! 😎


Patrick Cattin 
Expert-comptable chez BDO et spécialiste en efficacité au travail

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