Utilisation des cartes heuristiques dans le cadre d’une mission d’expertise-comptable
La lecture de plusieurs manuels sur le thème de l’efficacité personnelle m’a amené à m’intéresser au « mind mapping », notamment grâce au livre du psychologue Tony Buzan. Cette lecture avait pour but d’améliorer mes techniques de révision durant mon cursus d’études comptables. J’ai mis en application cette technique également pour me préparer au diplôme d’expertise comptable. Au quotidien, une carte organise une journée de travail. Je peux dire que les cartes heuristiques, sont entrées dans ma vie lors de mes études, suscitant la curiosité des uns et des autres, et continuent à me suivre.
Le but de cet article est de présenter et de susciter l’intérêt du lecteur aux techniques du « mind mapping ».
1. Présentation des cartes heuristiques et apports à la mission
A – Présentation :
Les cartes heuristiques, ou « mind mapping », est une technique graphique qui aide à organiser et à connecter les idées entre elles. Le sujet est positionné au centre de la feuille et les idées clés vont se développer sur les branches en arborescence, le tout est appelé « carte » ou « map ».
Cette technique permet de favoriser la concentration et la mémorisation en utilisant des images, des couleurs et des logos pour attirer l’attention.
Dans une prise de note, le Mind mapping à un pouvoir synthétique très intéressant, en effet, quatre à cinq pages de notes linéaires peuvent être présentées sur une seule carte.
C’est un outil adaptable et dynamique, permettant de nombreuses applications.
B- Apport de la méthode au cabinet :
Outil de présentation et d’information
Lors d’une présentation, l’outil permet d’entrer ou non dans le détail en fonction des besoins, c’est au présentateur de développer ou non les branches au fur et à mesure de la présentation. Contrairement à une présentation sous forme PowerPoint, qui est linéaire et formalisée, le présentateur adapte sa présentation en fonction, par exemple des questions, ce qui permet d’avoir un échange plus productif et interactif.
Outil d’organisation
Une carte créée par dossier permet : (i) d’identifier les tâches à effectuer, (ii) d’affecter les tâches aux différents collaborateurs, (iii) de suivre le bon déroulement.
En effet, des outils permettent d’attribuer des tâches aux différents collaborateurs. Chaque collaborateur peut filtrer la carte sur les tâches qui lui sont attribuées et y mettre des icônes tels que des « camemberts » ou des drapeaux de différentes couleurs pour informer l’équipe sur son avancement.
Outil de formation
Par sa vision globale et synthétique, une carte heuristique permet dans un premier temps de dédramatiser les procédures. En effet, une procédure d’une dizaine de pages peut être présentée sur une seule carte heuristique. Les grands titres sont présentés au centre de la carte, l’utilisateur développe les thèmes qui l’intéressent, ce qui permet d’aller à l’essentiel.
Outil de gestion des projets
Le logiciel de « mind mapping » permet de constituer un diagramme de Gantt. Cet outil peut être utilisé au sein du cabinet pour la mise en place de procédure, de logiciel ou bien même constituer un planning en période fiscale.
2. La mise en place de l’outil et problèmes rencontrés
A- Acceptation de l’outil :
La première étape de la mise en place du « mind mapping » au sein du cabinet est son acceptation par ses collaborateurs / direction. Dans un premier temps, après avoir testé le logiciel au sein de l’équipe (avec des logiciels gratuits ou des versions d’essai (30 jours en général)), une présentation du logiciel s’impose. Pour cela, il est obligatoire de présenter le « mind mapping » par une « map ». La map fait la présentation du modèle et argumente la mise en place de la méthode.
B- L’intégration dans le système d’information et le support :
Le cabinet d’expertise comptable peut faire appel à une société spécialisée dans la mise en place du « mind mapping » dans le système d’information. Le cabinet pourra bénéficier de conseils, de formations et de remises commerciales en fonction du nombre de licences achetées.
Au-delà, de l’utilisation du Mind mapping au sein d’une équipe comptable, cette technique d’organisation peut être utilisée dans bien d’autres domaines, comme les ressources humaines.
3. Utilisation au cours de la mission et résultats de l’expérience
A- Les cartes « formations » :
Certaines tâches d’un dossier peuvent demander une certaine expertise dans de nombreux domaines. Autant de sujets qu’il faut transmettre à ses interlocuteurs.
Au sein du cabinet, ces interlocuteurs peuvent être :
– des collaborateurs ;
– les auditeurs de l’audit légal annuel ;
– de nouveaux intervenant chez le client.
Les cartes peuvent regrouper l’ensemble de ces particularités et ainsi faciliter la transmission d’informations. Ce sont des cartes dites de « formation ».
B- Les cartes « dossiers permanents » :
Des cartes « dossiers permanents » peuvent être créées pour chaque dossier et ainsi répertorier l’ensemble des documents juridiques des dossiers. Un ensemble de documents qui doit être disponible pour l’élaboration du bilan et tout au long de la vie du dossier. Les cartes « dossiers permanents » classent par catégories les documents et peuvent donner un accès direct aux documents ou aux dossiers où ils sont rangés par liens hypertextes.
C- Les cartes « dossiers annuels » :
Le « mind mapping » apporte une vision globale du dossier. Les tâches quotidiennes peuvent être suivies via une carte par catégorie. Le « volet fiscal » permettra de suivre les déclarations fiscales et ainsi de respecter les échéances. Le « volet finance » permettra d’assurer la comptabilisation et le paiement des échéances. Le « volet clients » assurera les facturations mensuelles et le recouvrement. Le « volet fournisseurs » permettra un suivi rigoureux des paiements et la comptabilisation des factures.
Les différentes tâches peuvent être réparties aux différents intervenants sur le dossier. Des alertes permettront d’attirer l’attention sur des points particuliers du dossier (échéances arrivées à terme, problèmes rencontrés…).
D- Les cartes « plannings » :
Des cartes « plannings » peuvent être conçues par le chef de mission en complément des cartes « dossiers annuels ». Ces cartes permettent de planifier les équipes. Les personnes sont affectées à des dossiers pour une durée fixée. La carte « planning » peut être liée aux cartes « dossiers annuelles ».
Pour aller plus loin, certains logiciels possèdent la fonction « GANTT » pour élaborer un diagramme de GANTT en fonction des tâches affectées aux différents intervenants. Cette fonction peut être intéressante lors de la gestion de planning d’une équipe entière pendant la période fiscale.
E- Résultats obtenus :
L’utilisation des cartes a toujours été appréciée, que ce soit auprès des intervenants du cabinet qu’auprès des intervenants extérieurs.
Pour les intervenants extérieurs, l’échange d’expérience est concret et immédiat. Les cartes formations permettent, en effet, d’avoir une vision globale sur le dossier et ainsi d’aborder les points principaux. La lecture du support est dynamique et permet d’aller à l’essentiel.
Pour les collaborateurs, en plus des cartes « formations », les cartes « dossiers permanents » et « dossiers annuels » permettent la mise en place d’une organisation rigoureuse et un suivi des points essentiels au quotidien.
L’utilisation de ces cartes entraine un gain de temps et d’efficacité conséquent :
– elles permettent d’identifier les éléments importants des dossiers, les points en suspens… ;
– elles répartissent l’ensemble des tâches aux collaborateurs ;
– elles font interagir les intervenants sur la progression des tâches réparties.
Extrait du mémoire :
OUTILS DE GESTION DESTINÉS À LA MISE EN PLACE ET AU SUIVI DE LA COMPTABILITÉ D’UN CONTRAT DE PARTENARIAT PUBLIC PRIVE ÉNERGÉTIQUE – APPLICATION DU « MIND MAPPING » – bibliotique – 11/2015 – Julien Capitaine
http://www.bibliobaseonline.com/notice.php?NUMERO=128068
https://www.mindomo.com/fr/mindmap/cartes-mentales-994dbd5964f24fdc91012ab2554f7bf6
Julien CAPITAINE
Expert-Comptable Viseeon
https://www.viseeon.com/julien-capitaine/
